1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für den Betrieb von ekotrust.io ist der im Impressum genannte Betreiber. Datenschutzanfragen können an datenschutz@ekotrust.io gerichtet werden.

2. Welche Daten verarbeitet werden können

Abhängig von den genutzten Funktionen können insbesondere Konto- und Kontaktdaten, Unternehmensdaten, CRM-Daten, Kundenbewertungen, Produktbewertungen, Chatnachrichten, Bewertungsanfragen, E-Mail-Empfängerdaten, Versand- und Interaktionsstatus, Bestellreferenzen aus angebundenen Shops sowie technische Nutzungs- und Protokolldaten verarbeitet werden.

Freitextfelder können zusätzliche personenbezogene Angaben enthalten. Nutzer sollten dort keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten eingeben, sofern dies für den jeweiligen Zweck nicht erforderlich ist.

3. Hosting und technische Infrastruktur

Die Anwendung wird über die Base44-Plattform bereitgestellt. Öffentliche Assets können über von Base44 verwendete Storage- und CDN-Infrastruktur ausgeliefert werden. Welche Unterauftragnehmer, konkreten Speicherorte und Transfermechanismen vertraglich gelten, ist anhand der jeweils aktuellen Vereinbarungen mit den eingesetzten Dienstleistern zu prüfen.

4. Registrierung, CRM und Unternehmensprofile

Bei der Registrierung und Nutzung geschützter Funktionen werden Kontodaten sowie die dem jeweiligen Unternehmen zugeordneten Daten verarbeitet. CRM-Funktionen können Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Adressen, Notizen, Bestellinformationen, Segmentierungen und weitere vom Nutzer gepflegte Angaben enthalten. Zugriffe sind technisch rollen- und mandantenbezogen beschränkt.

Bei aktivierten öffentlichen Unternehmensprofilen werden nur die für die öffentliche Darstellung vorgesehenen Unternehmens- und freigegebenen Bewertungsdaten ausgegeben. Interne Abonnement-, Shopify- und E-Mail-Konfigurationsdaten sind nicht für die öffentliche Ausgabe vorgesehen.

5. Bewertungen und Chat

Bei Bewertungsabgaben werden die vom Bewertenden eingegebenen Angaben und Bewertungsinhalte verarbeitet. Öffentliche Einreichungen werden serverseitig validiert und zunächst nicht als verifizierter Kauf bzw. verifizierte Bewertung behandelt. Chatfunktionen können Besucher-ID, Name, E-Mail-Adresse und Nachrichteninhalt verarbeiten. Chat- und Bewertungsinhalte können zur Beantwortung bzw. Analyse an eingesetzte KI-Funktionen übergeben werden.

6. E-Mail-Versand und Automationen

Für Bewertungsanfragen, Willkommensnachrichten und konfigurierte Kampagnen können E-Mail-Adresse, Name, Versandstatus und – soweit technisch aktiviert – Interaktionsdaten wie Öffnungs- oder Klickstatus verarbeitet werden. Der Versand erfolgt über die von der Plattform bereitgestellte E-Mail-Infrastruktur. Marketing-Kommunikation darf nur unter den jeweils erforderlichen rechtlichen Voraussetzungen erfolgen.

7. KI-Funktionen

Funktionen zur Übersetzung, Textverbesserung, Antwortgenerierung, Bewertungsanalyse und Chatbeantwortung können Inhalte an die über Base44 bereitgestellte KI-Infrastruktur übermitteln. Nutzer sollten keine vertraulichen oder besonders sensiblen Informationen in diese Funktionen eingeben, wenn dies nicht erforderlich und organisatorisch freigegeben ist.

8. Shopify und weitere Integrationen

Bei aktivierter Shopify-Anbindung können insbesondere Shop-Domain, Bestellreferenzen, Produktdaten, Kundenname und Kunden-E-Mail zur zeitversetzten Bewertungsanfrage verarbeitet werden. Webhooks werden nur bei erfolgreicher Signaturprüfung verarbeitet. Weitere Integrationen sind nur relevant, soweit sie tatsächlich verbunden und genutzt werden.

9. Cookies und lokaler Speicher

Die Anwendung verwendet technisch erforderliche Browser-Speichermechanismen, beispielsweise zur Speicherung von Spracheinstellungen, Onboarding-Status oder UI-Einstellungen. Für die Seitenleiste kann ein technisch funktionaler Cookie gesetzt werden. Im aktuellen technischen Audit wurden keine aktiven Google-Analytics- oder Meta-Pixel-Integrationen im Frontend festgestellt. Werden künftig nicht notwendige Trackingdienste ergänzt, ist vor deren Aktivierung ein geeignetes Consent-Verfahren einzusetzen.

10. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten sollen nur so lange gespeichert werden, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Konkrete Löschfristen sind für die einzelnen Verarbeitungstätigkeiten organisatorisch festzulegen und technisch umzusetzen. Löschanfragen können an datenschutz@ekotrust.io gerichtet werden.

11. Betroffenenrechte

Betroffene Personen können – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen sowie erteilte Einwilligungen widerrufen. Zusätzlich besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

12. Rechtsgrundlagen, Auftragsverarbeitung und Drittlandtransfer

Die konkrete Rechtsgrundlage hängt vom jeweiligen Verarbeitungsvorgang ab und kann technisch nicht pauschal festgestellt werden. Ebenso sind Auftragsverarbeitungsverträge, eingesetzte Unterauftragnehmer, mögliche Drittlandtransfers sowie gegebenenfalls erforderliche Standardvertragsklauseln oder andere Transfermechanismen anhand der aktuellen Verträge zu prüfen und zu dokumentieren.